Hur man använder Fortnox tillsammans med Ongoing WMS
Innehåll
Introduktion
Integrationer i Ongoing WMS kan sättas upp på egen hand eller med hjälp av en kundansvarig mjukvaruingenjör hos Ongoing. Vår rekommendation är att ta hjälp av denne eller av sin logistikpartner (3PL) om man outsourcar sin logistik, som vid behov tar hjälp av kundansvarig hos Ongoing. När en integration konfigurerats är det upp till administratören av Fortnox att se till att information som kontinuerligt skall överföras till Ongoing WMS (ordrar, artikelregister, kunder, leverantörer, inköpsordrar mm) faktiskt existerar, innehåller nödvändig information och – i fallet ordrar och inköpsordrar - har rätt status i Fortnox. På Ongoing rekommenderar vi att man använder sig av modulen Fortnox Lager, då detta möjliggör överföring av inköpsorder från Fortnox till Ongoing WMS samt gör det möjligt att få transparent transaktionshistorik i Fortnox. Det blir då enklare att sköta sin bokföring samt lagervärdering.
Observera att integrationen mellan Fortnox och Ongoing WMS är schemalagd till att köra var 15:e minut, vilket innebär att det främst är då information förs över mellan systemen.
Med eller utan Fortnox Lager
Det går att använda Fortnox tillsammans med Ongoing WMS antingen med eller utan tilläggsmodulen Fortnox Lager.
När Fortnox Lager inte är aktiverat så skrivs saldot över i Fortnox vartefter det ändras i Ongoing WMS. Det är hela tiden Ongoing WMS som äger saldot. Ingen transaktion skapas i Fortnox.
När Fortnox Lager är aktiverat så är det istället en transaktionsbaserad överföring som används. Det innebär att ändringar av saldo i Ongoing WMS resulterar i en transaktion i Fortnox. Dock så finns det ett par specialfall där man gör operationer i Ongoing WMS som inte resulterar i någon transaktion i Fortnox. [1]
Behöver du sätta upp integrationer mot flera olika Ongoing WMS-system, kontakta Ongoing.
Arbetsflöde
På en övergripande nivå så kan sägas att ordrar, inköpsordrar och artiklar ska skapas och editeras i Fortnox medan ordrar och inköpsordrar ska plockas och mottas i Ongoing WMS. Dessa återrapporteras sedan till Fortnox. Artiklar kan berikas med ytterligare data i Ongoing WMS, som bara existerar i Ongoing WMS. Allt rörande inventering ska ske i Ongoing WMS. En schematisk bild av flödet kan se ut som följer:
Då det ändå kan vara lätt att göra misstag i arbetsflödet i de två systemen, så bör man följa nedan riktlinjer för arbete i Fortnox och Ongoing WMS.
Riktlinjer för korrekt användning:
- Lägg manuella ordrar i Fortnox (får ej ha fakturerats innan Ongoing WMS återrapporterat, då kommer de inte över till Ongoing WMS).
- Skapa/editera nya artiklar i Fortnox.
- Skapa/editera nya leverantörer i Fortnox.
- Berika artiklar med data i Ongoing, som inte finns i Fortnox, t.ex ”antal per pall”, ”streckkod paket” osv. Observera att denna data ej går över till Fortnox.
- Data såsom bästföredatum, batch- och serienummer existerar på artikelindivider endast i Ongoing, där man sedan har full spårbarhet på dessa individer.
- Gör inventeringsjusteringar endast i Ongoing WMS.
- Lägg inköpsordrar i Fortnox (om du har Fortnox Lager), leverera in gods mot inköpsordrarna i Ongoing WMS.
- Vill du ta emot gods utan inköpsorder, gör inventeringsjustering (mot lagerplats) direkt i Ongoing WMS.
- Justera öppna ordrar i Fortnox och inte i Ongoing WMS, t.ex. för att lägga till en ny orderrad. Notera att det endast är möjligt att editera en order i Fortnox fram till dess att lagret börjat processa ordern i Ongoing WMS (en order börjar processas när gods allokerats).
- Justera öppna inköpsordrar i Fortnox och inte i Ongoing WMS. Det är möjligt att editera en inköpsorder fram tills att man börjar hantera den i Ongoing WMS.
Undvik följande:
- Inleveranser i Ongoing WMS om det ej är mot inköpsorder skapad i Fortnox.
- Justera mottaget antal på en inköpsorder som redan är slutförd i Fortnox eller Ongoing WMS.
- Justera antal på artikelindivider efter att de rapporterats som mottagna till Fortnox. Gör istället inventeringsjusteringar.
- Makulera gamla levererade ordrar i Fortnox. De kommer försöka bli makulerade i Ongoing WMS också, vilket inte går om de är levererade.
Nedan följer även lite mer detaljerad beskrivning om hur orderläggning, artikelregister, inventeringsjusteringar och paketartiklar hanteras.
Orderläggning
Oavsett om ditt lager är i egen regi eller om du har outsourcat logistiken till en eller flera tredjepartslogistiker (3PL) så behöver ordrar läggas in på rätt sätt i Fortnox, så att de sedan kan komma till Ongoing WMS och lagret för plock och pack av lagerpersonalen. När en order har plockats och packats i Ongoing WMS så skickas status tillbaka till Fortnox och saldo på produkterna räknas ner. Har en order inte rätt status så kommer den inte in till Ongoing WMS alls och således har lagerpersonalen ingen chans att processa den. Detta leder till frustration och onödig administration.
Fortnox och manuella ordrar
I Fortnox så kan man skapa ordrar manuellt. Alla ordrar som du vill ska plockas av lagret behöver ha status öppen (ej fakturerade) och det får inte ha skapats en faktura i Fortnox. Dessutom så behöver lagerstatus på ordern vara "Bokad" eller "Reserverad". För att lägga till "Bokad"-statusen så behöver du i Fortnox gå till inställningar->Order->Lager och aktivera "Använd bokadstatus". Vi rekommenderar att alltid använda status "Bokad" på ordrar som läggs manuellt i Fortnox [2] :
Det är också viktigt att när du skapar en order i Fortnox, sparar ordern med följande knapp:
De ordrar som kommer över till Ongoing WMS är de som står som ej fakturerade i Fortnox:
För Ongoing WMS spelar det ingen roll vilket alternativ du har under dropdownmenyn ”betalningsvillkor”, när du lägger ordern manuellt i Fortnox.
Fortnox och ordrar via webshopsintegration
I många fall så kan man ha en webshopslösning där det finns integration mellan webshoppen och Fortnox. I normalfallet så bör ordern komma över från webshopen till Fortnox med rätt status, och behöver något ändras på ordern så bör man göra det i webshopen eller i Fortnox. Ordern kommer komma över till Ongoing WMS så att lagret kan plocka och packa den, sedan återrapporteras den till Fortnox som i sin tur återrapporteras till webshopen. Fakturering sköts vanligtvis genom Fortnox. Detta flöde kan dock variera så du behöver undersöka hur eventuell integration mellan webshop och Fortnox är uppsatt.
Fortnox och artiklar
Ongoing WMS hämtar artikelregister från Fortnox, vilket betyder att det är i Fortnox du ska skapa nya artiklar. Skapar du en artikel i Ongoing WMS så lever den bara där men inte i Fortnox. I vissa lägen så vill man ändå berika en artikel med data som sedan bara lever i Ongoing WMS. Då har man sedan möjlighet att söka på denna data för ordrar som processats i Ongoing WMS, och på så sätt finna vilka ordrar det berör i Fortnox.
Paketartiklar
Det bästa sättet att hantera paketartiklar när man använder Ongoing WMS och Fortnox är att skapa artiklarna som strukturartiklar i Fortnox. De hämtas sedan till Ongoing WMS där de automatiskt skapas som paketartiklar med underartiklar hämtade från Fortnox. I Fortnox så är strukturartikeln en separat artikel medan den i Ongoing WMS betraktas som en virtuell artikel. Skillnaden är att Ongoing WMS kan hålla koll på saldo på paketartikeln genom att se på saldot på de ingående artiklarna, i Fortnox så behöver man producera sin strukturartikel av de ingående artiklarna, för att öka saldot på strukturartikeln.
De ingående artiklarnas saldo synkroniseras från Ongoing WMS till Fortnox, medan huvudartikelns saldo inte synkroniseras. Anledningen till det är att undvika att lagervärdet blir dubbelt i Fortnox. Undantaget är om man skapar en inköpsorder i Fortnox på en strukturartikel, då är det saldot på enbart den som återrapporteras när inköpsordern mottagits i Ongoing WMS. I Ongoing WMS så mottas bara de ingående artiklarna, men man har uppdaterat saldo även på paketartikeln.
När en order med en strukturartikel hämtas från Fortnox till Ongoing WMS läggs automatiskt de ingående artiklarna i strukturartikeln till på ordern för plockning. När ordern plockats och återrapporteras till Fortnox skapas en produktionsorder i Fortnox som höjer saldot på huvudartikeln och sänker saldot på de ingående artiklarna. Sedan görs utleveransen som sänker saldot på huvudartikeln.
Det finns fortfarande andra lösningar för att hantera strukturartiklar och vi rekommenderar att ni kontaktar er kundansvarige på Ongoing för att säkerställa att integrationen är korrekt uppsatt för era behov. Notera att du kan behöva sätta strukturartikelns lagervärde till 0 i Fortnox för att integrationen ska fungera som tänkt.
Inköpsordrar
Om Fortnox Lager är aktiverat så kan man överföra inköpsordrar från Fortnox till Ongoing WMS, och återrapportera dessa till Fortnox. Då behöver man lägga sina inköpsordrar i Fortnox, och hantera dessa i Ongoing WMS varpå saldo räknas upp i båda systemen. En transaktion skapas också i Fortnox. En inköpsorder som läggs i Ongoing WMS lever bara i Ongoing WMS, och saldot räknas som standard inte upp i Fortnox. Att saldo skulle överensstämma i båda systemen trots att inköpsordrar bara lever i Ongoing WMS går dock att lösa via en inställning i Fortnox-Ongoing-integrationen kallad ”Återrapportera inköpsorder som inte är skapade av denna integration som ’warehouse custom inbound document’ (ökar saldot i Fortnox vid inleveranser)”. Då sker saldokorrigeringen i Fortnox vid nästa synkronisering, och det skapas även en transaktion i Fortnox.
Inventeringsjusteringar
Inventeringsjusteringar ska alltid göras i Ongoing WMS. Dessa överförs sedan vid nästa synkronisering till Fortnox, så att saldot mellan de två systemen överensstämmer. Gör man inventeringsjusteringar i Fortnox så blir det en saldodifferens mellan systemen, eftersom den justeringen inte går över alls till Ongoing WMS.
[1] De fall som inte resulterar i någon transaktion i Ongoing WMS är allt som har med justering av gods att göra (om godset inte ligger på en order som fortfarande är öppen): t.ex. inleveranser utan inköpsorder i Ongoing WMS eller excelimporter av gods. Dessa specialfall kan lösas genom att man kopplar på en daglig saldosynkronisering från Ongoing WMS till Fortnox. Det gör man under integrationsinställningen för Fortnox inne i Ongoing WMS och vad som händer då är att saldot jämförs mellan Ongoing WMS och Fortnox en gång per dygn (mellan kl 21 och 22), är det då någon skillnad så skriver Ongoing WMS över saldot i Fortnox och en transaktion upprättas i Fortnox. Dagliga saldosynkroniseringen agerar som backup och ska i normalfallet inte skapa någon transaktion.
[2] Att använda "bokadstatus" säkerställer att man kan allokera och plocka ordrar i Ongoing WMS utan att tänka på i vilken ordning de lagts. Om man i Fortnox använder "reserveradstatus" för en order så kommer den till Ongoing WMS men i det fall då man har översålt sitt gods så blir endast de äldsta ordrarna reserverade i Fortnox. Allokerar och plockar man sedan en nyare order i Ongoing WMS så misslyckas återrapporteringen till Fortnox, eftersom allt gods i Fortnox var reserverat till de äldsta ordrarna. Har man "levererasstatus" på en order så är det samma problem som i "reserveradstatus" samt att det introduceras en saldodiff mellan systemen eftersom godset redan är plockat i Fortnox innan det är plockat i Ongoing WMS. När det sedan plockas i Ongoing WMS så räknas det på nytt ner i Fortnox.